Mất chứng chỉ Tokutei – xử lý thế nào? Có phải thi lại? 

Làm mất chứng chỉ Tokutei là tình huống không hiếm gặp. Đặc biệt đối với những bạn tham gia kỳ thi đã diễn ra từ lâu. Khi phát hiện chứng chỉ không còn, nhiều bạn thường lo lắng không biết nên xử lý thế nào? Phải thi lại hay không? Để giúp các bạn yên tâm trên hành trình làm việc ở Nhật cùng giải đáp chi tiết, rõ ràng.

Tầm quan trọng của chứng chỉ Tokutei

Chứng chỉ Tokutei là một trong những giấy tờ quan trọng nhất trong hồ sơ của lao động kỹ năng đặc định. Bởi gắn liền với các thủ tục quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình làm việc tại Nhật. Cụ thể như sau:

– Xác nhận năng lực kỹ năng đạt chuẩn: Chứng chỉ Tokutei là minh chứng bạn đáp ứng đúng yêu cầu kỹ năng theo tiêu chuẩn Nhật Bản. Đồng thời là cơ sở xác định bạn đủ điều kiện tham gia chương trình và làm việc trong ngành đã được đào tạo.
– Giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ pháp lý: Khi nộp COE, xin visa Tokutei hoặc tiếp nhận hợp đồng từ doanh nghiệp Nhật, chứng chỉ được dùng để xác minh năng lực và tính hợp lệ của hồ sơ.
– Căn cứ để doanh nghiệp đánh giá năng lực: Doanh nghiệp dựa vào chứng chỉ để đánh giá mức độ hiểu biết chuyên môn, khả năng thích ứng và sẵn sàng của ứng viên trước khi vào làm việc, đặc biệt ở những ngành yêu cầu độ chính xác cao.
– Ảnh hưởng đến lộ trình phát triển tại Nhật: Các thủ tục như chuyển việc, gia hạn lưu trú hay đăng ký lên Tokutei 2 đều cần chứng minh kỹ năng nghề, khiến chứng chỉ Tokutei trở thành nền tảng quan trọng cho cả quá trình làm việc lâu dài.

👉 Tìm hiểu: chuyển tokutei cần những giấy tờ gì?

Hướng dẫn xử lý khi mất chứng chỉ Tokutei 

Mất chứng chỉ Tokutei thường khiến nhiều bạn hoang mang. Tuy nhiên, quy trình xin cấp lại không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ các bước thực hiện. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cùng tham khảo ngay.

Bước 1: Liên hệ ngay với tổ chức quản lý kỳ thi Tokutei 

Mỗi ngành Tokutei được quản lý bởi một hiệp hội hoặc tổ chức thi riêng. Khi làm mất chứng chỉ, bạn cần chủ động liên hệ trực tiếp với đơn vị đã tổ chức kỳ thi của mình. Họ tiến hành hỗ trợ tra cứu dựa trên các thông tin bạn cung cấp như họ tên, ngày sinh, thời gian thi hoặc địa điểm thi. Nếu nhớ được số báo danh hoặc ảnh chụp chứng chỉ cũ, tiến trình diễn ra nhanh và chính xác hơn. 

Bước 2: Gửi yêu cầu cấp lại kèm giấy tờ cần thiết

Sau khi được phản hồi, bạn được hướng dẫn chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp lại. Hồ sơ thường bao gồm: họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, bản scan CCCD/hộ chiếu và mô tả tình trạng mất chứng chỉ. Một số tổ chức yêu cầu phí cấp lại nhỏ, một số lại hỗ trợ miễn phí tùy quy định từng ngành. Khi hồ sơ hợp lệ, bạn được cấp bản PDF, bản in hoặc cả hai. Thời gian xử lý sẽ thay đổi tùy vào mức độ đầy đủ của thông tin và quy trình từng đơn vị.

Bước 3: Thông báo cho công ty phái cử hoặc xí nghiệp (nếu bạn đang làm hồ sơ)

Nếu bạn đang trong quá trình nộp hồ sơ đi Nhật, cần thông báo ngay cho công ty phái cử hoặc xí nghiệp tiếp nhận. Các đơn vị này hỗ trợ chuẩn bị văn bản giải trình, bổ sung tài liệu cần thiết và theo dõi tiến độ cấp lại từ phía Nhật Bản. Việc thông báo sớm giúp tránh tình trạng hồ sơ bị treo hoặc yêu cầu bổ sung đột ngột. Đặc biệt đối với các bạn đang chờ COE hoặc chuẩn bị phỏng vấn.

Bước 4: Kiểm tra kỹ thông tin sau khi được cấp lại

Khi nhận được bản chứng chỉ mới, bạn phải kiểm tra toàn bộ thông tin như họ tên, ngày sinh, mã chứng chỉ, ngành thi và ngày cấp. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ COE, visa bị từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi. Vì vậy, hãy đối chiếu thật kỹ trước khi chuyển cho phái cử hoặc doanh nghiệp. Nếu phát hiện lỗi, cần phản hồi ngay để chỉnh sửa kịp thời.

Bước 5: Lưu trữ bản chứng chỉ ở nhiều nơi để tránh lặp lại sự cố

Sau khi nhận bản mới, bạn nên giữ gìn cẩn thận để tránh thất lạc lần nữa. Hãy tạo bản dự phòng bằng cách chụp ảnh, lưu file PDF và tải lên email hoặc các nền tảng lưu trữ đám mây. Việc bảo quản ở nhiều nơi giúp bạn dễ dàng cung cấp lại khi cần. Đồng thời tránh ảnh hưởng đến các thủ tục quan trọng như chuyển việc, gia hạn tư cách hoặc xin Tokutei 2 trong tương lai.

👉 Xem thêm: Chuyển Tokutei trái ngành tại Nhật cần những gì? Điều kiện, giấy tờ

Mất chứng chỉ Tokutei có phải thi lại không? 

Thông thường, mất chứng chỉ Tokutei không bắt buộc phải thi lại. Bởi, kết quả thi của bạn vẫn được lưu trên hệ thống của đơn vị tổ chức kỳ thi. Chứng chỉ chỉ là bản xác nhận đã đạt yêu cầu kỹ năng, còn dữ liệu gốc luôn được lưu trữ phục vụ cho việc tra cứu, cấp lại hoặc đối chiếu khi xét hồ sơ COE và visa. Do vậy, đa số trường hợp chỉ cần gửi yêu cầu cấp lại bản mới là đủ, không ảnh hưởng đến kết quả thi trước đó. Đây là điểm quan trọng giúp bạn yên tâm rằng việc mất giấy tờ không làm mất đi công sức đã bỏ ra khi tham gia kỳ thi Tokutei.

Tuy nhiên, bạn vẫn có thể bị yêu cầu thi lại nếu thông tin xác minh không trùng khớp, hồ sơ thiếu dữ liệu hoặc ngành nghề đã thay đổi quy chuẩn đánh giá theo từng năm. Một số hiệp hội chỉ chấp nhận cấp lại khi ứng viên cung cấp đủ dữ liệu liên quan đến kỳ thi. Cho nên, nếu bạn không nhớ thời gian thi, địa điểm hay không còn bất kỳ giấy tờ đối chiếu nào, việc tra cứu trở nên rất khó khăn. Khi đó, đơn vị tổ chức thi có thể đề nghị bạn tham gia kỳ thi mới để đảm bảo thông tin chính xác và cập nhật theo tiêu chuẩn hiện hành. Điều này không phổ biến nhưng vẫn có thể xảy ra, đặc biệt với những bạn thi đã lâu và không còn giữ hồ sơ đầy đủ.

👉 Bài viết có thể bạn quan tâm: Thời điểm này có nên đi Nhật không? 4 điều cần biết

Câu hỏi thường gặp

Làm rơi chứng chỉ Tokutei là tình huống xảy ra khá phổ biến. Để giúp các bạn tránh hoang mang, chủ động giải quyết nhanh chóng, trước tiên cùng giải đáp một vài câu hỏi thường gặp dưới đây.

Mất chứng chỉ Tokutei có bị hủy tư cách không?

Câu trả lời là KHÔNG. Vì việc bạn bị mất giấy chứng chỉ Tokutei không làm thay đổi dữ liệu đã lưu trên hệ thống của cơ quan tổ chức kỳ thi và Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản. Tư cách Tokutei được cấp dựa trên kết quả thi và hồ sơ phê duyệt trước đó, nên việc mất giấy tờ không ảnh hưởng đến quyền lưu trú hay tình trạng hợp pháp của bạn.

Chứng chỉ Tokutei có giá trị bao lâu?

Chứng chỉ Tokutei thường có giá trị trong vòng 10 năm, tính từ thời điểm cơ quan chức năng Nhật Bản công bố áp dụng cho từng ngành. Sau thời hạn này, nếu tiêu chuẩn đánh giá thay đổi, người lao động có thể tham gia kỳ thi theo quy định mới để đảm bảo kỹ năng phù hợp yêu cầu.

Thời gian cấp lại chứng chỉ Tokutei mất bao lâu? 

Thông thường, thời gian cấp lại chứng chỉ Tokutei thường kéo dài từ 1 đến 3 tháng, tùy vào từng ngành và quy trình xử lý của đơn vị tổ chức kỳ thi. Các hiệp hội cần thời gian để đối chiếu dữ liệu, xác minh thông tin thí sinh và phát hành lại chứng chỉ mới.

Tổng kết

Việc mất chứng chỉ Tokutei đôi khi gây lo lắng, nhưng đây chỉ là một sự cố giấy tờ và hoàn toàn có thể khắc phục được. Điều quan trọng là bạn giữ bình tĩnh, thực hiện theo đúng hướng dẫn và phối hợp sớm với đơn vị liên quan để tránh làm gián đoạn kế hoạch sang Nhật hoặc công việc hiện tại. Mỗi ngành nghề có thể đưa ra quy trình riêng. Nhưng nhìn chung, chỉ cần chủ động và chuẩn bị thông tin đầy đủ, bạn sớm nhận lại chứng chỉ và tiếp tục hành trình Tokutei thuận lợi.